Xây dựng văn hóa feedback giúp vận hành KPI thành công

Rất nhiều doanh nghiệp thừa nhận: lực cản lớn nhất khi áp dụng KPI lại bắt nguồn từ chính đội ngũ nhân sự. Do KPI định lượng – số hóa mọi thứ, nên dễ khiến nhân viên hiểu rằng đó là công cụ áp đặt từ cấp lãnh đạo xuống nhằm mục đích thưởng/phạt và kiểm soát họ. Theo lẽ thường tình, họ sẽ tìm cách để cưỡng lại hoặc “lách luật”, gây khó cho việc đánh giá KPI.

Vậy, đâu là giải pháp cho tình thế này?

van-hoa-feedback-la-gi

Từ kinh nghiệm tư vấn triển khai KPI cho nhiều doanh nghiệp ở cả quy mô vừa và nhỏ cũng như tập đoàn, các chuyên gia Cloudjet cho rằng: xây dựng văn hóa feedback là yếu tố quan trọng giúp vận hành KPI thành công.

Ghi chú: Feedback có thể hiểu theo nhiều nghĩa: phản biện, đánh giá, góp ý, khen/chê… Trong phạm vi bài này, Cloudjet Blog xin phép giữ nguyên từ “feedback” mà không chuyển nghĩa.

Văn hóa feedback là gì?

Một doanh nghiệp được coi là có văn hóa feedback khi:

  • Mọi thành viên coi việc cho / nhận feedback là bình thường, và thực hiện nó một cách thoải mái.
  • Mọi feedback (cả khen, chê, góp ý) đều được chào đón.
  • Feedback được thực hiện theo nhiều chiều: quản lý → nhân viên, nhân viên → quản lý, nhân viên → nhân viên.

Xây dựng văn hóa feedback có lợi gì?

Văn hóa feedback được xây dựng dựa trên niềm tin rằng: không có gì là hoàn hảo, sẽ luôn có phản biện hoặc cách cải tiến để hoàn thiện hơn. Chính vì vậy, nó giúp doanh nghiệp:

  • Chào đón những góc nhìn khác biệt, từ đó phối hợp được các nguồn lực tập thể.
  • Chấp nhận rằng sẽ luôn có những thiếu sót – đồng nghĩa trao cho nhân viên cơ hội được thừa nhận sai sót, và được đưa ra ý tưởng để sửa đổi.
  • Những lỗi lặt vặt (nhưng lại dễ cộng dồn để trở thành “thảm họa” về sau) sẽ sớm được “khui” ra để sửa chữa, thay vì bị “lờ” đi.

Ngoài ra, văn hóa feedback cũng giúp:

1. Kích thích sự sáng tạo của nhân viên.

Điều kiện tiên quyết của văn hóa feedback là sự cởi mở trong giao tiếp. Cũng có nghĩa, nó trao cho mọi người quyền được nói thẳng, nói thật. Nó giúp giải phóng những năng lượng tích cực, khuyến khích nhân viên bước ra khỏi giới hạn chật hẹp của các chức danh hay bản mô tả công việc – để chủ động suy nghĩ và hành động.

Mặt khác, “cởi trói” về tư tưởng, tâm lý cũng đồng thời “cởi trói” tư duy. Văn hóa feedback nuôi dưỡng tư duy phản biện, khích lệ nhìn nhận sự việc dưới nhiều góc độ. Nó chấp nhận những ý kiến trái ngược, không hùa theo đám đông – tiền đề cho sự sáng tạo, những sáng kiến và giải pháp mới.

van-hoa-feedback-la-gi

Feedback nên là một món quà được trao kèm những mong muốn tốt đẹp dành cho người nhận

2. Xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, giúp giữ chân nhân tài.

Hàng triệu phản hồi trên Glassdoor, và kết quả nghiên cứu của Gallup, đã chỉ ra rằng: đại đa số nhân viên không hài lòng khi cấp quản lý không hề/hiếm khi đưa ra góp ý cho công việc của họ. Hệ quả là, nhân viên cảm thấy bị tách rời khỏi tổ chức, không được ghi nhận sự đóng góp, và tệ hơn nữa: không nhìn thấy được giá trị cũng như khả năng phát triển của mình trong tổ chức. Bên cạnh lương thưởng, đây sẽ là lí do hàng đầu khiến nhân viên nhảy việc.

Vậy thì, xây dựng văn hóa feedback là một phần quan trọng của xây dựng văn hóa doanh nghiệp, giúp tăng cường sự gắn kết của người lao động với nhau, và với tổ chức. Điều này có tác dụng tích cực ở cả hai chiều.

Đối với cấp quản lý, việc đưa ra lời khuyên giúp nhân viên phát triển kĩ năng và đạt được các mục tiêu nghề nghiệp là cách hiệu quả để cho thấy vai trò quản lý của bạn.

Thậm chí, ngay cả khi không có bất kì góp ý mang tính phản biện nào, thì những nhận xét tích cực, những lời khen ngợi cũng là cách tuyệt vời để bạn ghi nhận sự đóng góp của nhân viên. Về lâu dài, nó sẽ giúp khích lệ tinh thần đồng đội, tăng hiệu suất làm việc của cả nhóm.

Ở chiều ngược lại, nhân viên nêu nhận xét/góp ý cho cấp quản lý giúp tăng cường sự tin cậy giữa đôi bên, và/hoặc cảnh báo các xung đột tiềm ẩn trước khi hậu quả đáng tiếc xảy ra.

Đó cũng là cơ sở quan trọng để xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh – trung thực, tôn trọng, và hợp tác.

3. Bổ sung và hoàn thiện mô hình quản trị mục tiêu BSC KPI.

Dù không phải “phép màu vạn năng”, song mô hình BSC KPI vẫn là một công cụ quản trị hiệu suất cực kì hiệu quả cho doanh nghiệp với hai giá trị cốt lõi: đánh giá (thông qua các chỉ số KPI) và thúc đẩy sự phát triển liên tục. Tiếc rằng, khi áp dụng vào thực tế, giá trị thứ 2 thường bị bỏ quên.

Thay vì nhấn mạnh vào các chỉ số đánh giá KPI (có vẻ khô khan và cứng nhắc), văn hóa feedback tập trung tạo động lực cho nhân viên. Nó giúp cho việc feedback không còn giới hạn ở việc đánh giá, thưởng/phạt, mà giống như một món quà mọi người trao cho nhau, với thiện chí mong muốn giúp đỡ nhau cùng tiến bộ và tốt hơn lên.

Bên cạnh đó, việc đánh giá KPI dù linh hoạt đến đâu thì vẫn phải thực hiện theo từng giai đoạn (tháng/quý/năm). Nó có thể tiêu tốn của các cấp quản lý trung bình hơn 200 giờ, theo như nghiên cứu của CEB. Việc đánh giá định kì này, nếu không chính xác cũng sẽ ngốn một khoản lớn ngân sách doanh nghiệp, đồng thời gây nhiều hệ lụy đến tâm lý nhân viên.

Trái lại, văn hóa feedback giúp việc đánh giá được thực hiện liên tục hàng ngày. Nhân viên nhận được góp ý thường xuyên sẽ liên tục cải tiến, sửa đổi và phát triển bản thân mà không cần chờ đến cuối kì đánh giá KPI. Họ sẽ không ngừng học hỏi để nâng cao năng lực cá nhân – đồng nghĩa với nâng cao năng lực cạnh tranh của chính doanh nghiệp.

Bài liên quan:

Also read...

Comments are closed.