Triển Khai Dự Án KPI, Chớ Xem Nhẹ Truyền Thông Nội Bộ

  • Vì không tin vào kết quả KPI từ các phòng ban gửi đến, nhiều doanh nghiệp lập hẳn một phòng ban chỉ để “rà soát” lại tính trung thực của các con số.
  • Nhân viên nhận KPI một cách “ậm ừ” và ánh mắt thể hiện rõ sự hoang mang. Vài tháng sau, tỉ lệ nhân viên xin thôi việc tăng đột biến.

Và còn rất nhiều câu chuyện “dở khóc dở cười” khác xuất phát từ việc doanh nghiệp triển khai KPI nhưng “bỏ quên” việc truyền thông nội bộ, hoặc tệ hơn, truyền thông sai thông điệp. Theo kinh nghiệm của Cloudjet Solutions (CJS), dù doanh nghiệp tiêu tốn nhiều nguồn lực cho dự án KPI nhưng sẽ không thể gặt được kết quả mong muốn nếu không dành một sự quan tâm đúng mức cho công việc truyền thông nội bộ.


Vì sao truyền thông nội bộ lại có thể ảnh hưởng đến sự thành bại của dự án?

Trong quá trình triển khai KPI cho các doanh nghiệp, CJS nhận thấy rằng khi nói đến áp dụng KPI, nhiều nhân viên không hiểu về KPI rất dễ nghĩ theo hướng “À, doanh nghiệp đang muốn kiểm soát, giám sát mình chặt chẽ hơn đây mà.” hoặc “họ muốn dùng KPI để thưởng phạt mình chứ gì”

Với suy nghĩ “KPI là để giám sát”, nhân viên sẽ không chủ động đánh giá KPI mà thực hiện theo kiểu đối phó, thường xuyên “quên” đánh giá KPI cho đến khi bị nhắc nhở, kỷ luật.

Riêng suy nghĩ “xây dựng KPI là để thưởng phạt” thì như một lời “mời gọi” cho những chiêu trò gian lận, điểm số, khiến nội bộ không tin tưởng nhau.

Phòng bệnh vẫn hơn chữa bệnh, khi triển khai KPI, các doanh nghiệp cần có những công tác truyền thông nội bộ giúp nhân viên hiểu đúng về ý nghĩa của KPI, từ đó loại bỏ những suy nghĩ sai lệch nêu trên.

Không chỉ quan trọng ở bước đầu triển khai KPI, truyền thông nội bộ còn rất quan trọng ở giai đoạn hậu triển khai. Khi không thể nêu lên ý kiến, phản hồi những vướng mắc về KPI của mình, nhân viên rất dễ nảy sinh những cảm xúc tiêu cực. Các “ức chế không thể nói” tích tụ trong một khoảng thời gian nhất định sẽ chuyển thành đơn xin nghỉ việc hoặc tệ hơn là những lời rủ rê đồng nghiệp cùng nghỉ việc.

Tăng cường truyền thông nhưng phải truyền thông đúng thông điệp

Hãy chắc chắn rằng những người tham gia dự án KPI đều có cùng một cách hiểu chính xác về KPI. Vì chín người, mười ý, khi đã không có chung góc nhìn và kiến thức về KPI, các thành viên khó mà tìm được tiếng nói chung. Dự án triển khai KPI rất dễ “gãy gánh” giữa đường. Và quan trọng nhất là những người làm truyền thông phải hiểu đúng thì người nhận thông tin là các nhân viên ở phòng ban mới có cơ hội hiểu đúng về KPI được.

Lời khuyên từ CJS là doanh nghiệp nên thống nhất thông điệp truyền thông như sau: “Chỉ số KPI sẽ giúp việc đánh giá nhân viên công bằng hơn và không bị ảnh hưởng bởi yếu tố cảm tính”.

Sau đây là một số lưu ý để doanh nghiệp có thể truyền thông nội bộ hiệu quả hơn.

  • Hiểu rõ khán giả

Đây là nguyên tắc cơ bản trong truyền thông bao gồm cả truyền thông nội bộ. Bạn phải hiểu được cộng đồng nhân viên và văn hóa của công ty thì mới có thể chọn ra một phương án truyền thông phù hợp. Ví dụ: nếu đa phần nhân viên của công ty đều là những người trẻ, năng động, việc thông báo triển khai KPI qua những bảng thông báo, quy định đóng g sẽ không phù hợp.

  • Tăng cường trao đổi “1-1” trong quá trình đánh giá KPI

CJS đã từng gặp nhiều doanh nghiệp thực hiện đánh giá KPI một chiều, tức là quản lý chỉ đơn thuần nhập điểm đánh giá cho nhân viên và không có sự trao đổi giữa cấp quản lý và nhân viên. Đánh giá theo hình thức này, nhân viên dễ cảm thấy tiêu cực khi những vướng mắc không được trao đổi và giải quyết thỏa đáng. CJS gợi ý quy trình đánh giá như sau: nhân viên tự đánh giá KPI > quản lý rà soát > quản lý cùng nhân viên trao đổi “1-1” và thống nhất KPI. Theo cách này, nhân viên sẽ cảm thấy tích cực và chủ động hơn trong quá trình đánh giá KPI.

  • Mỗi phòng ban trong công ty nên có một 1 người làm đại diện truyền thông. Bởi họ sẽ là những người hiểu được tình hình của phòng ban nhất và giúp dự án sâu xát với tình hình thực tế của phòng ban.
  • Xây dựng các góc KPI của phòng, góc KPI cá nhân – nơi cập nhật điểm KPI của cả phòng, của các cá nhân xuất sắc, tiến bộ nhất trong tháng vừa qua. Bằng cách này câu chuyện KPI sẽ trở nên gần gũi hơn và từng bước đi vào văn hóa tăng năng suất của doanh nghiệp.

Chỉ số KPI là một công cụ vô cùng hữu hiệu có thể giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc. Tuy nhiên tự bản thân chỉ số KPI – một công cụ không thể làm được điều đó. Phải luôn có yếu tố con người đi kèm. Như một câu nói nổi tiếng của nhà khoa học Einstein: Tâm hồn của con người dẫn dắt công nghệ, không phải điều ngược lại.

Comments are closed.