Nhân viên không hợp tác KPI, phải làm sao?

“Công ty mở rộng quy mô nên rất cần chuẩn hóa quy trình và đo lường hiệu suất. Nhưng khi triển khai KPI thì nhân viên không đồng thuận. Đội sales do mình quản lý đang thiện chiến, bỗng dưng giãn hẳn ra, làm việc không còn máu lửa nữa. Anh em cũng dè chừng mình hơn…”

“Tâm sự” nói trên của một học viên trong buổi workshop BSC&KPI do Cloudjet Solutions tổ chức được rất nhiều người tán đồng. Quả thực, KPI rất hay và hữu ích, nhưng để triển khai thành công trong môi trường doanh nghiệp Việt thì không dễ chút nào.

nhan-vien-ghet-kpi-phai-lam-sao

Theo các chuyên gia Cloudjet Solutions, nhân viên không thích, thậm chí phản đối KPI – là vì 3 nguyên do chủ yếu sau đây.

1. Hiểu sai về KPI

Sự thật mất lòng: cấp quản lý hay mắc bệnh “duy ý chí” khi triển khai KPI. Vì tin rằng đánh giá hiệu suất mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp lẫn từng cá nhân, nên các sếp cũng dễ tự tin là nhân viên sẽ hưởng ứng nhiệt liệt.

Nhưng trên thực tế, nhân viên thường nhìn nhận KPI giống như chiêu “cây gậy và củ cà rốt”, là một “công cụ kiểu mới” để các sếp dễ bề o ép họ. Ý nghĩ này càng dễ bị “đóng đinh” nếu doanh nghiệp gắn liền KPI với việc đánh giá lương nhân viên ngay lập tức.

Tư vấn của Cloudjet Solutions

Trước và trong quá trình triển khai dự án KPI, doanh nghiệp nên làm “công tác tư tưởng” cho toàn thể nhân viên. Hãy giúp nhân viên hiểu rõ tại sao cần phải đánh giá hiệu suất, điều này có lợi gì cho chính bản thân họ (được ghi nhận đóng góp, phát triển đúng định hướng công việc…).

Doanh nghiệp có thể tham khảo một số cách truyền thông như:

  • Chia sẻ các bài viết, tổ chức các buổi hội thảo hoặc workshop về KPI cho từng phòng ban.
  • Tổ chức các buổi tọa đàm (ví dụ: CEO Talk) giúp truyền lửa và cổ vũ tinh thần cho việc triển khai KPI trong công ty một cách chuẩn xác, nhiệt huyết. Đây là cách truyền thông hiệu quả và mạnh mẽ nhất.
  • Nếu khái niệm KPI còn mới mẻ với tập thể nhân viên; hoặc nếu muốn có thêm nguồn thông tin khách quan, minh bạch – doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc mời các đơn vị tư vấn trợ giúp.
nhan-vien-ghet-kpi-inspired-leader

Tiếng nói của lãnh đạo doanh nghiệp luôn đem lại hiệu quả truyền thông mạnh mẽ nhất

2. Thiết lập KPI sai

Một nhân viên có thể phải ôm đồm rất nhiều công việc “không tên” lẫn “có tên” mỗi ngày. Chẻ nhỏ chỉ số để đánh giá KPI cho mọi hoạt động là điều không thể. Nhưng nếu như đặt nặng KPI cho những “việc lặt vặt”, thì cũng rất có thể nhân viên sẽ dồn sức chạy theo những chỉ số này mà bỏ quên các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Tư vấn của Cloudjet Solutions

Sai lầm phổ biến nhất của cấp quản lý khi thiết lập KPI cho nhân viên là: thay vì phân bổ KPI theo vai trò/mục tiêu của từng vị trí công việc, thì lại dựa trên các hoạt động hàng ngày của nhân viên. Dẫn đến hai vấn đề: 1) KPI bị “vụn”, thiếu định hướng 2) Nhân viên dễ có tâm lý: bất cứ hoạt động nào của tôi cũng phải được tính KPI, còn nếu không được tính vào KPI thì tôi sẽ không làm.

Vậy thì, khi thiết lập KPI cho nhân viên, cấp quản lý nên:

  • Dựa trên mục tiêu chung của công ty/phòng ban để xác định rõ vai trò/mục tiêu cụ thể của từng vị trí công việc.
  • Chọn ra 3-5 chỉ số then chốt cho mỗi vị trí công việc. Thậm chí, chọn 1 chỉ số duy nhất cũng được – nhưng phải trúng. (Ví dụ: chỉ số then chốt với nhân viên sale là doanh số; với nhân viên phát triển nội dung là số lượng bài viết hoặc traffic đem về cho website…)
  • Sử dụng trọng số để phân biệt chỉ số KPI cốt lõi, KPI phụ… giúp nhân viên biết nên dồn sức vào những mảng công việc nào.
  • Ngoài ra, cần lưu ý rằng các chỉ số KPI có thể thay đổi linh hoạt tùy theo mục tiêu cụ thể của từng giai đoạn. (Ví dụ, giai đoạn mới lập website, có thể chọn “số lượng bài viết” là chỉ số cốt lõi. Sang giai đoạn xây dựng sự gắn kết với người đọc, thì có thể chọn “số lượng bình luận dưới mỗi bài viết” làm trọng tâm.)
  • Không nên đặt KPI cho các “việc lặt vặt”, “việc không tên” (trừ phi đó là các vị trí thuần về hỗ trợ thì có thể gom lại thành 1 KPI chung). Trái lại, cần giúp nhân viên hiểu rằng tất cả những “việc lặt vặt” ấy hỗ trợ cho mục tiêu quan trọng nào của vị trí công việc đó. Nhờ vậy, họ sẽ chủ động tự phân bổ nguồn lực cho hợp lý.
choosing-right-kpi

Chọn trúng chỉ số cốt lõi để đo lường KPI: không hề dễ!

3. Ứng xử sai với kết quả đánh giá KPI

Giả dụ, khi đề ra mục tiêu KPI, cả sếp lẫn nhân viên đều vui vẻ đồng thuận. Song, đến lúc đánh giá kết quả KPI, nhân viên không đạt – hoặc vượt chỉ tiêu, thì sao? Sẽ có 2 cách ứng xử thường gặp từ phía cấp quản lý:

  • KPI không đạt: lập tức khiển trách và cắt lương, thưởng của nhân viên.
  • KPI vượt chỉ tiêu: lập tức tăng thêm chỉ tiêu vì nghĩ rằng KPI đã đề ra là quá dễ.

Nhưng như vậy, nhân viên dễ cảm thấy “bị ép”. Phản xạ tự nhiên là họ sẽ tìm cách để chống lại KPI, hoặc sẽ chỉ chạy theo các con số: cố “cày bừa” chỉ để tăng điểm KPI mà không quan tâm liệu điểm số đó có thực sự giúp ích cho mục tiêu chung hay không. Hoặc, sẽ cố gắng thương lượng một chỉ số KPI vừa tầm/dưới sức để dễ đạt được mà không cần nỗ lực.

nhan-vien-ghet-kpi

Cách sếp “ứng xử” với kết quả KPI sẽ tác động mạnh đến tâm lý nhân viên

Tư vấn của Cloudjet Solutions

KPI luôn gắn liền với các con số, bởi vì mục đích của nó là để định lượng-đo lường hiệu suất. Tuy nhiên, định lượng – số hóa lại chỉ là bước đầu tiên của quá trình vận hành KPI.

Điều quan trọng là cả cấp quản lý và nhân viên đều cần hiểu được ý nghĩa thực sự nằm phía sau những con số ấy là gì, giúp ích gì cho bản thân nhân viên, cho phòng ban/công ty. Như vậy, dù kết quả KPI tốt hay xấu, cả hai bên có thể bình tĩnh ngồi lại, thảo luận cách tháo gỡ.

Ngoài ra, để tránh trường hợp nhân viên chưa sẵn sàng tâm lý khi áp dụng KPI, cấp quản lý nên thực hiện các bước:

  • Sau khi xây dựng KPI, nên có giai đoạn “chạy thử” – giúp nhân viên làm quen dần với KPI, đồng thời tạo cơ sở để dần hoàn thiện bộ tiêu chí đánh giá KPI sau này. Ở giai đoạn thử nghiệm này, doanh nghiệp không nên dùng kết quả KPI để thưởng/phạt nhân viên.
  • Trước khi triển khai KPI, cần thông báo rõ: 1) mục đích xây dựng KPI 2) kết quả đánh giá KPI sẽ được áp dụng như thế nào. Giúp nhân viên không bỡ ngỡ, tránh các phản ứng tiêu cực về sau.
  • Khi có kết quả KPI, cấp quản lý cần ngồi lại với nhân viên để cùng tìm giải pháp tháo gỡ/cải thiện.

Kết luận:

Triển khai KPI không dễ thành công ngay từ bước đầu tiên. Điều quan trọng là cả sếp và nhân viên cần hiểu đúng về KPI và có sự đồng thuận, đồng lòng, để từ đó dần điều chỉnh việc thiết lập/đánh giá chuẩn xác hơn.

Xem thêm: Xây dựng văn hóa feedback giúp vận hành KPI thành công

Comments are closed.