[Nghệ Thuật Quản Trị] Thuật toán đơn giản để thiết kế một chu trình quản lý KPI hiệu quả

Thuật ngữ quản trị hiệu suất của nhân viên được nhắc tới rất nhiều trong những năm gần đây như là một xu hướng để tối đa hóa tất cả nguồn lực, đẩy mạnh năng suất làm việc, và tiết kiệm những chi phí huấn luyện, tuyển dụng dư thừa cho một doanh nghiệp.

Với 5 bước của một quy trình đánh giá KPI căn bản bao gồm:

  • Xác định các yêu cầu cơ bản của đánh giá thực hiện công việc
  • Xác định phương pháp đánh giá thực hiện công việc
  • Đảm bảo cấp quản lý thực hiện đầy đủ việc đánh giá thực hiện công việc
  • Thảo luận với từng phòng ban, nhân viên về buổi đánh giá thực hiện công việc
  • Thực hiện đánh giá thực hiện công việc theo KPI

Thông thường những nhà quản lý sẽ gặp phải những vấn đề lý thuyết hết sức chung chung khi cố gắn tìm hiểu, định hướng, và chia nhỏ mục tiêu của những nhân viên cấp dưới. Vậy thì bài toán đặt ra là cơ sở định lượng nào được sử dụng để lượng hóa những chỉ tiêu của từng phòng ban với tính chất công việc khác nhau, hoặc là từng nhân viên với vai trò khác nhau trong một dự án. Thuật toán sau đây là một công thức tham khảo có tính chung nhất cho mọi dự án.

hand drawing idea board of business strategy process

hand drawing idea board of business strategy process

Thuật ngữ quản trị hiệu suất của nhân viên được nhắc tới rất nhiều trong những năm gần đây như là một xu hướng để tối đa hóa tất cả nguồn lực, đẩy mạnh năng suất làm việc, và tiết kiệm những chi phí huấn luyện, tuyển dụng dư thừa cho một doanh nghiệp.

Với 5 bước của một quy trình đánh giá KPI căn bản bao gồm:

  • Xác định các yêu cầu cơ bản của đánh giá thực hiện công việc
  • Xác định phương pháp đánh giá thực hiện công việc
  • Đảm bảo cấp quản lý thực hiện đầy đủ việc đánh giá thực hiện công việc
  • Thảo luận với từng phòng ban, nhân viên về buổi đánh giá thực hiện công việc
  • Thực hiện đánh giá thực hiện công việc theo KPI

Thông thường những nhà quản lý sẽ gặp phải những vấn đề lý thuyết hết sức chung chung khi cố gắn tìm hiểu, định hướng, và chia nhỏ mục tiêu của những nhân viên cấp dưới. Vậy thì bài toán đặt ra là cơ sở định lượng nào được sử dụng để lượng hóa những chỉ tiêu của từng phòng ban với tính chất công việc khác nhau, hoặc là từng nhân viên với vai trò khác nhau trong một dự án. Thuật toán sau đây là một công thức tham khảo có tính chung nhất cho mọi dự án.

Snap 2015-10-07 at 15.21.40

Dựa theo mô hình thuật toán trên, một ví dụ cụ thể về thiết lập KPI cho bộ phận social marketing của công ty A giả định như sau.

Đầu tiên là xác định ngân sách marketing trong năm 2015 của công ty A là 700 trăm triệu đồng, và mục tiêu kỳ vọng của công ty là có thêm 100 ngàn lượt view trên website, đồng thời phải tổ chức được 1 sự kiện chăm sóc khách hàng trong năm 2015.

Vậy đề bài đã cho chúng ta xác định số định lượng được là 700 triệu đồng, tiếp theo công ty thông qua báo cáo đã xác định được sẽ chi 200 triệu đồng cho việc tăng lượt view của website, và 500 triệu đồng cho chuẩn bị sự kiện. Từ đó mỗi tháng chúng ta sẽ có chỉ tiêu cho mỗi quý sẽ là chi tiêu 16.66 triệu để tăng 8333 lượt view.

Tiếp theo là việc công ty A sẽ dựa vào kết quả thực hiện marketing của năm trước là chi phí trung bình cho social marketing năm 2014 là 120 triệu đồng với tổng lượt view đạt được là 70 ngàn lượt view. Vậy chỉ tiêu trung bình tháng năm trước sẽ là 12 triệu đồng, và lượt view đạt 58333, cân bằng với kỳ vọng năm nay thì mục tiêu hoạch định sẽ là 15 triệu đồng và 8000 lượt view.

Cuối cùng là việc thiết lập phương thức vận hành, được điều chỉnh khi từ dữ liệu lịch sử 2014, lúc này công ty A sẽ thiết lập 2 chỉ tiêu con dựa trên những điều kiện có sẵn là số lượt view sẽ càng lớn càng tốt (lớn hơn hoặc bằng 8000) và lượng chi tiêu càng nhỏ càng tốt (nhỏ hơn hoặc bằng 15 triệu đồng).

Sau khi đã qua ba mục phân tích đó, công ty A sẽ bắt đầu tiến hành theo dõi và đánh giá nhân viên theo từng tháng, nếu trong 3 tháng hoạt động đầu tiên tất cả các chỉ số KPI đều trở nên khó đạt được và gặp được nhiều phản hồi từ nhân viên, thì công ty A sẽ tiến hành khảo sát lấy ý kiến lại để xác định lại các mục phân tích cơ bản trong hệ thống đánh giá của công ty A.

Tung Tran

 

Also read...

Comments are closed.