4 Lời khuyên giúp lãnh đạo nhận được góp ý thẳng thắn từ nhân viên

Hầu hết các doanh nghiệp vừa và lớn đều kêu gọi những phản hồi hoặc góp ý (feedback) của nhân viên cho hoạt động, cách quản lý của mình theo định kỳ. Tuy nhiên, có bao nhiêu góp ý là trung thực và có giá trị? Làm sao để đảm bảo những góp ý đó có sự chân thành, thẳng thắn và mong muốn cải thiện môi trường làm việc?

Bài viết này sẽ giúp các lãnh đạo hiểu rõ về những cách khuyến khích các góp ý trung thực và thiết thực nhất cho doanh nghiệp của mình.

 

Vì sao lãnh đạo không kêu gọi được sự trung thực từ nhân viên?

Trong một cuộc họp hàng tháng của bộ phận sale, giám đốc bộ phận đột nhiên hỏi nhân viên: “Có anh chị nào có đóng góp ý kiến cho phòng mình không? Cứ thẳng thắn trao đổi bây giờ với tôi!”

Kết quả là anh ta chỉ nhận được những câu trả lời như: “Mọi chuyện đều tốt mà anh!” hoặc “Chưa có điều gì chưa hài lòng ạ.”

Đây là tình huống phổ biến ở hầu hết các công ty khi lãnh đạo hỏi nhân viên về góp ý. Sự thật là nhân viên đều có điều muốn nói nhưng lại không dám nói ra, hoặc chưa nghĩ đến một lời thích hợp. Kết quả, lãnh đạo không nhận được bất kì ý kiến nào có giá trị, và nhân viên thì vẫn không hài lòng vì không được nêu lên ý kiến của mình.

Đó chỉ là một trong số những cách “hỏi xin” góp ý sai lầm từ những người lãnh đạo. Vì sao lại sai lầm?

– Lãnh đạo hỏi quá đột ngột, chưa đủ thời gian cho nhân viên nghĩ đến một góp ý thật lòng và cách nói sao cho thích hợp.

– Việc hỏi xin góp ý giữa cuộc họp (tuy là nội bộ) này khiến họ cảm thấy không có không gian riêng tư để thẳng thắn trao đổi, đơn giản vì họ vẫn là nhân viên, lãnh đạo vẫn là lãnh đạo.

– Người lãnh đạo chỉ hỏi chung chung mà không giới hạn rõ ràng cho phản hồi về công việc hay môi trường làm việc, khiến nhân viên không biết bắt đầu nói từ đâu.

Việc kêu gọi góp ý không hề đơn giản chỉ là hỏi – đáp mà lãnh đạo cần những kĩ năng và cách thức nhất định để nhân viên mở lòng. Dưới đây là 4 lời khuyên thiết thực cho các lãnh đạo trong việc gợi mở những góp ý thẳng thắn từ nhân viên.

 

1. Luôn truyền thông về văn hóa góp ý

Cách tốt nhất để có được góp ý thẳng thắn từ nhân viên là tạo ra văn hóa giao tiếp cởi mở và trung thực ngay từ đầu. Hầu hết các công ty lớn đều sẽ tổ chức buổi “Company orientation” hay còn gọi là “Định hướng văn hóa công ty” trong ngày đầu tiên nhân viên đi làm. Hãy tận dụng lúc này để truyền thông về sự cởi mở trong việc nhận góp ý của người lãnh đạo, cũng như các chính sách về khen thưởng, phản hồi và giải quyết những vấn đề mà nhân viên nêu ra.

Một số gợi ý về truyền thông văn hóa này cho doanh nghiệp:

– Soạn sẵn một danh sách các điều khoản, điều lệ cho văn hóa góp ý của công ty, bao gồm phạm vi, thời gian phản hồi, khen thưởng.

– Hướng dẫn nhân viên thực hiện quyền góp ý bao gồm cách gửi góp ý, gửi cho ai, gửi vào thời gian nào.

– Kể những câu chuyện thành công khi một nhân viên được cải thiện môi trường làm việc nhờ góp ý thẳng thắn.

Cho dù đội ngũ nhân viên nhân sự, đào tạo (training) sẽ làm nhiệm vụ này thay cho lãnh đạo, thì các lãnh đạo cũng cần nhắc lại về văn hóa này trong những cuộc họp nội bộ để nhân viên hiểu đó là một quy tắc ứng xử được diễn ra hằng ngày trong doanh nghiệp.

 

2. Nhận góp ý ẩn danh trong công khai

Những buổi “All-hand meeting” như các công ty lớn Amazon, Zappos… thường tổ chức là một môi trường tuyệt vời để kêu gọi và lan tỏa văn hóa góp ý trong doanh nghiệp. Trong buổi gặp mặt hàng tháng, hàng quý này, các lãnh đạo cao nhất thường sẽ đọc những góp ý, câu hỏi từ nhân viên ẩn danh và phản hồi, chất vấn những bộ phận liên quan trực tiếp. Việc để góp ý ẩn danh sẽ tạo sự công bằng và khuyến khích feeback khi bản thân nhân viên còn ngại ngùng. Ngược lại, sự công khai những góp ý này với những nhân viên và lãnh đạo khác lại thể hiện sự rõ ràng, trung thực và thẳng thắn phản hồi từ phía doanh nghiệp.

Một báo cáo của Gallup năm 2015 cho thấy rằng các nhân viên thường xuyên gặp mặt lãnh đạo của mình thường đưa ra góp ý cao hơn 3 lần so với các nhân viên không bao giờ gặp sếp. Do đó, nếu có thể, lãnh đạo cũng nên tổ chức những buổi gặp mặt nhân viên 1-1 để họ thoải mái trao đổi những điều đang bức xúc.

 

3. Hãy nhấn mạnh và chi tiết hơn

Trở lại tình huống phổ biến đầu bài, người lãnh đạo không đề cập đến bất cứ chủ đề cụ thể nào khi hỏi về góp ý của nhân viên, khiến họ không biết phải nói gì, nói ở mức độ nào. Do đó, để giải quyết sai lầm này, lãnh đạo có thể bắt đầu bằng cách thể hiện sự quan tâm của mình với chính công việc cụ thể mà nhân viên đang làm.

Các câu hỏi thiết thực và chi tiết có thể là:

– Có điều gì cản trở bạn hoàn thành dự án này không?

– Có điều gì khiến bạn không hài lòng trong cách tổ chức cuộc họp của bộ phận mình không?

– Tôi có thể làm gì để hỗ trợ bạn liên hệ với khách hàng?

– Tôi có thể làm gì để lần họp tới hiệu quả hơn?

Điều này sẽ giúp bạn xác định được đúng việc, thời gian và mức độ bạn có thể giúp đỡ cho nhân viên. Càng đưa ra câu hỏi cụ thể về từng dự án, từng vấn đề trong công việc, giao tiếp, môi trường làm việc thì khả năng lãnh đạo nhận được góp ý thẳng thắn từ nhân viên càng cao. Chỉ cần không thờ ơ, qua loa mà thường xuyên hỏi để khuyến khích đối thoại như trên thì nhân viên sẽ mở lòng cho những góp ý thẳng thắn.

 

4. Thông báo về kết quả của góp ý

Một khi nhân viên đã chịu đưa ra các góp ý, nghĩa là họ mong muốn lãnh đạo xem xét và cải thiện chúng, nhằm giúp doanh nghiệp phát triển tốt hơn. “69% nhân viên nói rằng họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn nếu họ cảm thấy những nỗ lực của mình được nhìn nhận tốt hơn.” Lindsay Kolowich, tác giả bài viết “11 Eye-Opening Statistics on the Importance of Employee góp ý” cho biết. Vì vậy, sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu như họ không thấy được những kết quả tích cực từ các phản hồi của họ, từ đó khiến năng suất của họ giảm đi.

Lãnh đạo nên có những động thái phản hồi cho những góp ý của nhân viên và tưởng thưởng cho những cá nhân nổi bật, cụ thể:

– Luôn thông báo thời hạn và phản hồi cho những góp ý của nhân viên.

– Yêu cầu gặp riêng để trao đổi nếu biết được người góp ý, hoặc gặp các bộ phận liên quan để giải quyết vấn đề được góp ý.

– Khen thưởng tùy theo mức độ cho những góp ý có giá trị cho doanh nghiệp

– Truyền thông về những sự cải thiện tích cực của doanh nghiệp từ góp ý của nhân viên, từ đó khuyến khích sự mở lòng cho các góp ý có giá trị hơn sau này.

 

Kết luận:

Một số nhân viên ngại góp ý vì họ cảm thấy lãnh đạo đang ở vị trí quá cao để lắng nghe một nhân viên trải lòng. Do đó, tạo dựng một văn hóa góp ý rõ ràng, thẳng thắn ngay từ đầu và duy trì liên tục sẽ khuyến khích nhân viên mở lòng cho những phản hồi tích cực, đóng góp hiệu quả vào hoạt động của doanh nghiệp.

 

Xem thêm:

Comments are closed.