Xây dựng chương trình cho cuộc họp hiệu quả hơn

Những cuộc họp dài lê thê, thiếu sự chuẩn bị và lạc lối luôn là nỗi ám ảnh của các nhân viên văn phòng. Không chỉ làm lãng phí thời gian của người tham gia, những cuộc họp này còn làm giảm tinh thần làm việc của họ.

Theo Havard Business Review, chương trình họp sơ sài là nguyên nhân gốc rễ của những cuộc họp kém hiệu quả.

cuoc-hop-hieu-qua

Một chương trình hiệu quả sẽ hoạch định rõ các yêu cầu của cuộc họp, những việc cần làm trước và trong buổi họp. Nhờ vậy những người tham gia có thể chuẩn bị trước từ đó phân bổ thời gian tốt hơn. Những cuộc thảo luận sẽ dễ dàng đi vào trọng tâm và việc cuộc họp đã giải quyết được vấn đề hay chưa cũng sẽ trở nên rõ ràng hơn. Nếu có vấn đề phát sinh trong buổi họp, chúng cũng sẽ nhanh chóng được phát hiện và nêu lên.

Và điều tuyệt vời là việc xây dựng một chương trình chất lượng cho cuộc họp vốn đơn giản hơn nhiều người nghĩ. Dưới đây là một số mẹo nhỏ bạn có thể ứng dụng để dù đó là cuộc họp 1 tiếng hay 1 ngày, cuộc họp 5 người hay 50 người thì tất cả người tham gia đều cảm thấy hài lòng.

Thu thập chủ đề từ chính những người tham dự

Một trong những cách làm hiệu quả để thu hút sự chú ý của những người tham gia là xây dựng nội dung chương trình phản ánh được các mối quan tâm của họ. Hãy tham khảo ý kiến các thành viên về các chủ đề nên xuất hiện trong buổi họp và vì sao họ có ý kiến trên. Với những chủ đề được đề xuất nhưng bạn không đưa vào chương trình, bạn cần giải thích lý do với người đã đề xuất hạng mục đó.

Chọn chủ đề họp có sức ảnh hưởng

Thời gian họp nhóm thường tốn kém và không dễ sắp xếp. Bởi vậy, thời gian chính của cuộc họp nên được dùng để thảo luận về những vấn đề có sức ảnh hưởng đến toàn đội và cần ý kiến của cả đội để giải quyết. Vì mỗi cá nhân là một phần của tổ chức và tác động lẫn nhau, mỗi hành động của mỗi thành viên đều cần được kết nối với tập thể. Mỗi vấn đề đối với mỗi cá nhân sẽ có góc nhìn và nhu cầu khác nhau.

Ví dụ như làm thế nào để chúng ta phân bổ lại nguồn lực tốt nhất? Làm thế nào để giảm thời gian phản hồi? Nếu mục đích chính của cuộc họp không phải là bàn thảo về những vấn đề có ảnh hưởng chung, các thành viên sẽ không chú ý, bận tâm và cuối cùng là không tham dự.

Liệt kê nội dung họp liên quan đến các câu hỏi cần các thành viên trả lời

Hầu hết các chủ đề cuộc họp chỉ là vài cụm từ đơn giản được kết hợp với nhau như “Tái tổ chức không gian văn phòng”. Sự đơn giản đến mơ hồ này sẽ tạo ra những câu hỏi như “Tái tổ chức không gian văn phòng thì sao nào?” Thay vào đó, bạn có thể viết chủ đề dưới dạng danh sách câu hỏi cần được trả lời như “Chúng ta có nên tái tổ chức không gian văn phòng? Các điều kiện cần thiết để tái tổ chức không gian văn phòng?”

Các câu hỏi sẽ giúp thành viên tham dự có sự chuẩn bị tốt hơn, biết được những ý kiến vừa nêu có phù hợp hay không. Khi có một cá nhân nêu lên ý kiến không phù hợp với chủ đề, bất cứ ai cũng có thể nói rằng “Tôi thấy ý kiến này không liên quan lắm đến chủ đề chúng ta đang thảo luận. Bạn có thể giải thích giúp tôi sự liên quan không?” Cuối cùng, khi mà các câu hỏi chủ đề được trả lời, mọi người sẽ tự biết buổi họp đã kết thúc.

nhan-vien-dua-tay-dat-cau-hoi

Nêu rõ mục tiêu của buổi họp là để chia sẻ thông tin, thu thập dữ liệu để tìm một quyết định hay để đưa ra một quyết định. Làm sao mà các thành viên có thể hoạt động hiệu quả khi mà họ không biết mình nên lắng nghe, cung cấp thông tin hay nên đóng góp ý kiến? Nếu người tham gia nghĩ rằng họ được mời tham gia để đóng góp ý kiến nhưng bạn đơn giản chỉ cần họ cung cấp thông tin, họ sẽ cảm thấy không hài lòng về cuộc nói chuyện. Nếu mục tiêu của buổi họp là ra quyết định, hãy thiết lập các quy tắc nêu ý kiến. Nếu bạn là người điều hành buổi họp, trước khi đi vào nội dung chính của cuộc họp bạn có thể quy định trước “Tôi hy vọng rằng chúng ta có thể thống nhất để chọn ra được một phương án phù hợp. Điều này có nghĩa là tất cả mọi người ở đây đều có thể ủng hộ và đưa ra những quyết định có liên quan đến công việc của mình. Nếu chúng ta không thể thống nhất ý kiến sau 1 giờ thảo luận, tôi sẽ đưa ra quyết định dựa trên những gì chúng ta đã trao đổi. Tôi sẽ thông báo quyết định của mình và lý do vì sao tôi có quyết định này.”

Ước lượng thời gian thực tế cho mỗi chủ đề

Đầu tiên, việc làm này đòi hỏi bạn phải tính toán thời gian nhóm của bạn cần để giới thiệu chủ đề, trả lời các câu hỏi, đưa ra những quan điểm khác nhau, tìm kiếm những phương án phù hợp, thống nhất những việc làm tiếp theo dựa trên cuộc thảo luận và các quyết định. Nhiều nhà lãnh đạo thường ước lượng thời gian thấp hơn so với thời gian thực tế, ví dụ như phân bổ 10 phút để thảo luận và thống nhất quyết định trong 1 cuộc họp có 10 người với câu hỏi chủ đề là “Chúng ta có nên tái tổ chức lại không gian văn phòng? Các điều kiện cần thiết để tái tổ chức không gian văn phòng?” Với bài toán đơn giản nêu trên, bạn sẽ nhận ra bạn đang kỳ vọng quá mức khi muốn thống nhất quyết định ngay sau phần trình bày 1 phút của 10 thành viên.

Thứ hai, việc ước lượng thời gian sẽ yêu cầu mỗi thành viên tự điều chỉnh thời gian trình bày ý kiến của mình sao cho phù hợp với khung thời gian chung của buổi họp. Việc làm này không nhằm mục tiêu dừng cuộc thảo luận khi hết thời gian mà để nâng cao hiệu quả trả lời câu hỏi và thời gian sẽ được phân bổ hợp lý hơn cho toàn nhóm.

nguoi-doanh-nhan-giu-dong-ho-trong-tay

Thống nhất quy trình thảo luận cho từng hạng mục

Quy trình sẽ đưa ra những bước thực hiện mà cả nhóm có thể thực hiện cùng nhau để từ đó hoàn thành buổi thảo luận và đi đến thống nhất quyết định. Thống nhất quy trình sẽ làm tăng hiệu quả hội họp nhưng thật lạ là các nhà lãnh đạo hiếm khi làm điều này. Trừ khi các quy trình đã được thống nhất trước đó, nếu không các thành viên sẽ cứ thế hành động theo quy trình của riêng họ. Có lẽ bạn đã từng chứng kiến khung cảnh này: một vài thành viên cố gắng nhận diện vấn đề trong khi các thành viên khác thì tự hỏi tại sao lại thảo luận vấn đề này trong buổi họp, và cùng lúc đó, một nhóm khác thì đã tự nhận thấy vấn đề và mải miết suy nghĩ phương án cải tiến.

Thông báo quy trình nên là một hạng mục có trong nội dung chương trình của bạn. Khi bạn đi đến một hạng mục này, hãy giải thích và thống nhất các bước thực hiện, ví dụ như “Tôi đề xuất các bạn sử dụng quy trình sau. Đầu tiên, hãy dành ra 10 phút để xem qua tất cả thông tin được đặt trên bàn. Thứ hai, hãy dành thêm 10 phút nữa để tìm ra và đồng ý với những nhận định mà chúng ta cần có với nhau. Thứ ba, chúng ta sẽ dành thêm 10 phút để thống nhất những vấn đề cần phải giải quyết để có thể tìm ra phương án. Cuối cùng, chúng ta sẽ dành ra 15 phút để phác thảo một phương án có thể thỏa mãn các mối quan tâm, phù hợp với những thông tin và những nhận định của chúng ta. Có ai muốn đóng góp thêm ý kiến cho quy trình này không?”

Chuẩn bị trước buổi họp

Phát các bản tài liệu và nội dung chương trình trước buổi họp một khoảng thời gian đủ để các thành viên có thể xem qua và chuẩn bị những thông tin cần thiết cho các hạng mục trong chương trình.

Mỗi chủ đề cần có một người dẫn dắt

Người này không phải là người điều hành cuộc họp, họ sẽ chịu trách nhiệm dẫn dắt cuộc thảo luận trong một hạng mục cụ thể của chương trình. Người này sẽ cung cấp và giải thích các thông tin, bối cảnh của vấn đề hoặc là người chịu trách nhiệm cho mảng đó trong tổ chức. Hãy chắc chắn rằng khi bạn đã tìm được người dẫn dắt mỗi hạng mục, bạn sẽ để họ biết điều này họ có thể chuẩn bị trước buổi họp.

cac-thanh-vien-dang-thao-luan

Hạng mục đầu tiên trong chương trình nên là “Kiểm tra và điều chỉnh nội dung chương trình, nếu có”

Dù là bạn và nhóm của bạn đã cùng nhau xây dựng nội dung chương trình trước buổi họp, bạn vẫn nên dành ra một phút để xem lại có điều gì cần thay đổi vì những sự kiện mới phát sinh không.

Kết thúc buổi họp với những phần bổ sung.

Nếu nhóm của bạn thường xuyên họp, 2 câu hỏi sau sẽ giúp nhóm bạn nâng cao chất lượng quy trình: “Chúng ta đã làm tốt điều gì?” “Chúng ta muốn cải thiện điều gì cho buổi họp tiếp theo?” Hãy dành ra 5 – 10 phút để cả nhóm cùng làm việc cùng nhau, thương thảo, kết nối và cảm thấy hài lòng. Dưới đây là một vài câu hỏi giúp nhóm bạn nhận diện những gì mình đã làm tốt và những gì cần cải thiện thêm.

1. Mọi người có đủ thời gian để tham khảo tài liệu và nội dung chương trình trước buổi họp?
2. Các thành viên đã chuẩn bị cho buổi họp tốt chưa? Như thế nào?
3. Chúng ta đã ước tính thời gian dành cho mỗi hạng mục phù hợp chưa?
4. Chúng ta đã phân bổ thời gian để thảo luận và quyết định hợp lý chưa?
5. Các thành viên thảo luận có đúng trọng tâm không? Các thành viên có nêu ý kiến khi một ai đó trình bày “lạc đề” không?
6. Quy trình thảo luận ở mỗi hạng mục có hiệu quả không? Như thế nào?

Ở đầu buổi họp tiếp theo, bạn có thể cùng nhóm mình xem lại kết quả của các câu hỏi trên để đảm các thành viên đều không bỏ sót hạng mục này.

Bằng cách ứng dụng các mẹo nêu trên, bạn sẽ thực sự giải phóng các nhân viên của mình khỏi những buổi họp không hiệu quả và có cơ hội để đóng góp nhiều hơn.

Comments are closed.