4 nguyên tắc giúp xây dựng văn hóa feedback thành công

Một doanh nghiệp có văn hóa feedback không chỉ giúp kích thích sự sáng tạo, nâng cao hiệu suất làm việc, mà còn tăng cường sự gắn kết của đội ngũ nhân sự.

Để xây dựng văn hóa feedback thành công, doanh nghiệp cần lưu ý 4 nguyên tắc quan trọng sau đây.

nguyen tac xay dung van hoa feedback 2

Ghi chú: Feedback có thể hiểu theo nhiều nghĩa: phản biện, đánh giá, góp ý, khen/chê… Trong phạm vi bài này, Cloudjet Blog xin phép giữ nguyên từ “feedback” mà không chuyển nghĩa.

1. Đảm bảo môi trường an toàn và tin cậy.

Để đưa ra những feedback trung thực và thẳng thắn, nhân viên cần phải có được cảm giác an toàn, tin cậy.

Họ cần được tin tưởng rằng, feedback họ đưa ra là để phục vụ cho những mục đích tốt đẹp, giúp ích cho cả cá nhân người nhận feedback lẫn tập thể. Họ cần chắc chắn sẽ không phải đối mặt với những tình huống khó xử hay hậu quả tiêu cực về sau.

Vậy thì, đảm bảo một môi trường an toàn, tin cậy là nguyên tắc hàng đầu để xây dựng văn hóa feedback cho doanh nghiệp. Những giá trị này gầy dựng rất khó, nhưng lại rất dễ bị tổn thương, và một khi đã tổn thương thì vô cùng khó hồi phục.

Một số cách để bước đầu gầy dựng môi trường feedback an toàn:

  • Xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp thân thiện.

Đôi ba câu chuyện phiếm về ngày cuối tuần hay sở thích cá nhân sẽ là cách tuyệt vời để bắt đầu mối quan hệ công sở. Một khi mọi người đã làm quen và gắn bó với nhau hơn với tư cách cá nhân, họ cũng sẽ trở nên thoải mái và cởi mở hơn khi góp ý cho nhau.

  • Chia sẻ về cảm xúc.

Feedback và cảm xúc là hai yếu tố song hành khó có thể tách rời. Cho nên, để thoải mái trao và nhận feedback thì các thành viên trong team phải có khả năng bộc lộ và chia sẻ cảm xúc với nhau.

Một khi chúng ta có thể trao đổi về những cảm xúc tiêu cực như sự lúng túng, thất vọng, hoặc thậm chí giận dữ, thì có nghĩa môi trường đủ an toàn và tin cậy để tiếp nhận những feedback trung thực.

  • Đảm bảo quyền từ chối feedback.

Hãy đảm bảo nhân viên có thể từ chối tiếp nhận feedback khi chưa sẵn sàng mà không phải chịu những hậu quả hay quy kết cá nhân. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy được tôn trọng và không bị ép buộc.

  • Không sử dụng feedback làm công cụ của chính trị doanh nghiệp.

Hãy để nhân viên thực sự tin tưởng rằng, feedback là một món quà, và được nhận về với sự cảm kích. Nếu cần, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm công cụ/ hệ thống hỗ trợ song song với việc thực hành feedback trực tiếp.

nguyen tac xay dung van hoa feeback 1

2. Cân bằng giữa feedback tích cực và tiêu cực.

Khi nói tới những feedback có giá trị đóng góp cao, chúng ta thường nghĩ đến những phản biện hay góp ý trái chiều, những lời chê. Tuy nhiên, khái niệm feedback hiểu theo nghĩa đầy đủ nhất còn bao gồm cả đánh giá, góp ý, và những lời khen ngợi động viên.

Chê sao cho đúng cách rất khó. Nhưng khen sao cho đúng cũng khó không kém. Đôi khi ta ngại ngần khen, vì sợ nó khiến ta trông yếu đuối; sợ bị người khác đánh giá là không chân thành; sợ lời khen sẽ bị hiểu lầm theo nghĩa sáo rỗng, phỉnh nịnh lẫn nhau.

Ở một số doanh nghiệp, lời khen ngợi vô cùng hiếm hoi, thậm chí trở nên gượng gạo.

Trên thực tế, feedback tích cực quan trọng không thua gì feedback tiêu cực. Nó cũng giúp kích thích sự sáng tạo, xây dựng mối quan hệ gắn bó, và cổ vũ khả năng tự cải tiến, tự phát triển của mỗi cá nhân.

Để học cách khen cho đúng, cho hợp lý, ta có thể bắt đầu bằng việc:

  • Đưa ra những lời khen ngợi, động viên… và dừng lại ở đó.

Một số nhà quản lý có thói quen khen nhân viên trước khi phê bình họ. Nhưng, theo các chuyên gia Cloudjet, cách làm này lợi bất cập hại, dễ khiến cho lời khen trở nên sáo rỗng, vô nghĩa.

Xem thêm: Tại sao KHÔNG NÊN dùng cách “phê bình theo mô hình bánh kẹp”

  • Bắt đầu từng bước nhỏ.

Chúng ta thường có tâm lý chờ đợi những thắng lợi lớn, những thành tích vang dội để ăn mừng.

Tuy nhiên, nghiên cứu chỉ ra rằng, khi nhận thấy bất kì hành vi nào mà chúng ta muốn khuyến khích, hãy thừa nhận điều đó, thể hiện sự cảm kích và động viên ngay lập tức.

Chúng ta cũng hãy tập trung khen ngợi nỗ lực – thay vì khả năng. Việc khen ngợi những nỗ lực liên tục (kể cả khi những nỗ lực ấy chưa mang lại thành công) sẽ giúp xây dựng tinh thần can đảm, sự kiên cường.

nguyen tac xay dung van hoa feedback

3. Bình thường hóa việc feedback.

Nếu feedback chỉ được thực hiện trong một số dịp đặc biệt (đánh giá KPI định kì, tổng kết cuối năm, khi có sự kiện quan trọng…), nó sẽ không bao giờ trở thành một phần của văn hóa tổ chức. Nó cần được xuất hiện trong cuộc sống hàng ngày – khi mọi người đi bộ dọc hành lang, vào cuối một buổi họp, hay bên cạnh một tách cà phê.

Để feedback trở thành thói quen, được “bình thường hóa”, thì bạn cần tích hợp nó vào các hoạt động hàng ngày của team.

  • Đừng chờ đợi một dịp đặc biệt.

Đừng biến feedback thành một quá trình rườm rà, nhiều công đoạn. Hãy đưa ra những feedback nhanh (chỉ mất một vài phút) cho những công việc hàng ngày.

  • Đừng chỉ thực hiện feedback vào những phòng họp kín, trừ trường hợp đặc biệt nghiêm trọng. Nó dễ khiến cho việc trao và nhận feedback trở nên ngượng ngập, bối rối, thậm chí dường như đáng xấu hổ, cần phải giấu giếm.

Thậm chí, trong một môi trường có văn hóa feedback thực sự mạnh mẽ, an toàn, tin cậy, và cân bằng, thì ngay cả những feedback quan trọng cũng có thể thực hiện công khai. Nó không chỉ giúp mọi người có mặt ở đó được học hỏi từ vấn đề đang thảo luận, mà còn học được cách để trao và nhận feedback hiệu quả hơn.

4. Tích cực triển khai từ cấp lãnh đạo.

Nhân viên luôn nhạy cảm đối với khoảng trống giữa lời kêu gọi và thực tế thực hiện. Để việc feedback không chỉ là phong trào mang tính hình thức, lãnh đạo doanh nghiệp cần tiên phong thực hiện việc này một cách cởi mở, thoải mái. Nếu bản thân lãnh đạo không thể thực hiện được, thì đừng bao giờ yêu cầu nhân viên làm.

  • Hãy minh bạch. Hãy giúp nhân viên hiểu được rằng việc xây dựng văn hóa feedback là mục tiêu chung của cả tập thể, và cần một quá trình nỗ lực lâu dài.

Hãy giúp họ hiểu được, sẽ có những sai lầm khó tránh khỏi trong quá trình triển khai. (Điều quan trọng là, những sai lầm ấy sẽ được nhìn nhận như là cơ hội để học hỏi và phát triển.)

  • Hãy hỏi ý kiến của nhân viên về cách doanh nghiệp đang triển khai văn hóa feedback, cũng như liệu họ có gợi ý nào để việc thực hiện được tốt hơn.

Kết luận:

Sự vận hành của doanh nghiệp được dựa trên tương tác giữa các cá nhân trong quá trình làm việc. Song, trao và nhận feedback lại không chỉ là câu chuyện của cá nhân.

Một doanh nghiệp có môi trường cởi mở, thẳng thắn sẽ khích lệ cả những nhân viên hướng nội cất lên tiếng nói. Ngược lại, thậm chí những nhân viên năng nổ, nhiệt tình đóng góp ý kiến nhất cũng có thể trở nên e dè – nếu như văn hóa của tổ chức không chào đón nỗ lực của họ.

Tuân thủ chặt chẽ 4 nguyên tắc nêu trên là bước khởi đầu giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh, với nền văn hóa feedback mạnh mẽ.

Bài liên quan:

Also read...

Comments are closed.