Làm sao để “chê” nhân viên đúng cách?

Ở cương vị quản lý, trách nhiệm của bạn là cần phải góp ý cho nhân viên, từ đó giúp họ tăng hiệu suất công việc. Khen thì dễ rồi, nhưng “chê” như thế nào để nhân viên không tự ái hoặc có ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc?

lam-sao-de-che-nhan-vien-dung-cach

Tại sao KHÔNG NÊN dùng cách “phê bình theo mô hình bánh kẹp”?

“Phê bình theo mô hình bánh kẹp” (the criticism sandwich) là cách để “chê” nhân viên phổ biến và được nhiều cấp quản lý sử dụng. Nguyên tắc rất đơn giản: khéo léo “kẹp” lời phê bình giữa những câu khen ngợi nhằm giúp nhân viên dễ “nuốt trôi” vấn đề hơn.

criticism sandwich

Cách làm một chiếc “bánh kẹp phê bình” ngon miệng và dễ nuốt

Thoạt nghe, cách này dường như rất hợp lý, đặc biệt là với văn hóa Á đông – mọi người ngại làm mất lòng nhau. Tuy nhiên, nó cũng có những nhược điểm như sau:

  • Bọc lời phê bình bằng những câu khen ngợi chẳng khác gì “viên thuốc đắng bọc đường”. Nó khiến cho việc khen ngợi trở nên sáo rỗng; còn nội dung chính (lời phê bình) có thể không được nhân viên tiếp nhận đúng, đủ.
  • Cho thấy mối quan hệ giữa bạn và nhân viên không đủ tin cậy. Bằng chứng: bạn không thể thẳng thắn góp ý cho họ.
  • Một số nhân viên khó tính, giàu kinh nghiệm có thể sẽ đánh giá thấp khả năng quản lý “vòng vo” của bạn.

 

bad criticism sandwich

Tuy nhiên, trong mắt nhân viên, chiếc “bánh kẹp phê bình” mà bạn cất công làm có thể trông sẽ giống như thế này!

Vậy, làm thế nào để không vòng vo, mà vẫn tránh được một buổi góp ý nặng nề như luận tội trước tòa?

Bạn có thể tham khảo một số đề xuất sau đây.

8 gợi ý để “chê” nhân viên đúng cách

how to give negative feedback

1. Thực hiện đánh giá hàng tuần.

Nhờ vậy, bạn có thể kịp thời đưa ra góp ý giúp nhân viên liên tục cải tiến hiệu suất công việc.

Ngoài ra, việc đánh giá nhân viên cũng trở nên “bình thường hóa”. Nhân viên sẽ quen với việc tiếp nhận cả lời khen ngợi lẫn phê bình, vì đó chỉ là một phần của công việc thường lệ hàng tuần.

2. Đừng trộn lẫn thông báo về tăng lương, thăng chức với việc phê bình.

Đây là sai lầm thường gặp của các quản lý trong những buổi tổng kết cuối năm. Dễ hiểu thôi, ừ thì nhân viên có phạm lỗi, nhưng cũng có thành tựu, nên chốt lại là vẫn được tưởng thưởng.

Nhưng thứ cocktail cảm xúc “all in one” độc hại này không phải nhân viên nào cũng kiểm soát được. Tốt nhất, bạn hãy tách riêng các buổi trò chuyện ra. Hãy để nhân viên được hưởng trọn vẹn niềm vui, thay vì pha lẫn nó với một vài sự phật ý.

3. Đôi khi, hãy phê bình nhân viên công khai.

Ai cũng thuộc nằm lòng quy cách cư xử “khen ngợi công khai, còn phê bình thì cần kín đáo, riêng tư” để tránh làm mất mặt nhân viên. Cho đến nay, quy cách đó vẫn đúng, trong hầu hết trường hợp.

Tuy nhiên, đôi khi, bạn vẫn nên phê bình nhân viên công khai, nếu như:

  • Đó là những lỗi nhỏ nhặt trong công việc hàng ngày.

Những góp ý này không ảnh hưởng đến thể diện của nhân viên, và họ cần được bạn góp ý để chỉnh sửa ngay lập tức.

  • Nhân viên phạm những sai lầm nghiêm trọng buộc phải cảnh cáo công khai.

Trong trường hợp này, bạn nên trao đổi riêng với nhân viên trước, sau đó thông báo ngắn gọn trước cả team. Có những sai phạm mà nếu chỉ phê bình trong phòng họp kín sẽ gây ra nhiều tin đồn, mà người chịu thiệt hại nhiều nhất có thể lại chính là nhân viên phạm lỗi.

4. Hãy xin phép nhân viên trước khi góp ý.

Nghe có vẻ kì quặc. Nhưng cho dù bạn có là sếp, hãy luôn lịch sự hỏi: “Tôi góp ý đôi chút cho anh/chị được không?” Như vậy, nhân viên sẽ cảm thấy dễ lắng nghe và tiếp thu hơn.

5. Đừng chỉ chăm chăm vào bằng chứng.

Dĩ nhiên, bạn có bằng chứng rành rành về lỗi của nhân viên. Tuy nhiên, đừng nhảy bổ vào cuộc đối thoại với những bằng chứng đó – nó chỉ khiến nhân viên cảm thấy bị tấn công, và dĩ nhiên, họ sẽ tìm cách phòng thủ.

Thay vào đó, hãy đơn giản chỉ ra những vấn đề bạn đang băn khoăn, và để nhân viên có cơ hội được giải thích.

Ví dụ, nếu như nhân viên đi muộn về sớm, có thể họ đang gặp vấn đề về sức khỏe, hoặc có chuyện gia đình khẩn cấp.

6. Đưa ra những mục tiêu cụ thể để cải thiện.

Thay vì bực bội tự hỏi tại sao nhân viên lại có thể phạm những lỗi lầm như vậy, tốt hơn hết bạn nên dành năng lượng để làm rõ:

  • Những mục tiêu nhân viên cần đạt được sau khi bạn góp ý.
  • Những cách để đạt được mục tiêu đó.

Và càng cụ thể càng tốt.

7. Dành thời gian cho nhân viên hồi phục cảm xúc.

Nếu bạn sắp đưa ra những thông tin nặng nề khó nghe, hãy cân nhắc kĩ thời điểm nói chuyện, hãy chắc chắn rằng nhân viên có được một khoảng thời gian riêng tư để cân bằng cảm xúc. Ví dụ, cuối giờ chiều.

Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, nhân viên càng giỏi thì càng dễ bị tổn thương khi bị chê trách. Thay vì vòng vo hoặc tìm cách làm giảm nhẹ vấn đề, tốt hơn hết, bạn hãy phê bình thẳng thắn, sau đó đề nghị dành cho họ chút không gian/thời gian riêng tư.

Nếu nhân viên phản ứng một cách tiêu cực hay dữ dội, hãy tự nhắc nhở về kết quả cũng như mối quan hệ công việc mà bạn mong muốn. Dĩ nhiên bạn không thể kiểm soát tuyệt đối việc người khác phản ứng như thế nào – nhưng bạn luôn luôn có thể kiểm soát phản ứng của chính mình.

8. Đưa ra phê bình chính xác.

Trái ngược với tâm lý chung của các cấp quản lý là ngại phải chê / phê bình; nhân viên lại thường trân trọng việc được góp ý, vì thực tế chúng hữu ích cho họ hơn là những lời tán tụng.

Để những lời khen không sáo rỗng, bạn hãy tập trung vào những nỗ lực – thay vì khả năng.

Ví dụ, nếu bạn khen nhân viên “Trong vụ này cậu thông minh lắm!”, họ có thể có những cảm xúc trái ngược như “Ủa, vậy xưa giờ tôi ngu ngốc lắm hay sao!”

Thay vào đó, hãy khen: “Tôi biết cậu đã làm cật lực để hoàn thành việc này đúng hạn và trong ngân sách cho phép. Tôi thực sự rất ấn tượng!”

Cũng như vậy, để việc phê bình không trở thành chỉ trích cá nhân hay mang tính đe dọa, hãy đảm bảo rằng nó chính xác, có căn cứ, và vì mục đích tốt đẹp.

Kết luận:

Khen, chê – thưởng, phạt nhân viên là một câu chuyện dài thường khiến các nhà quản lý phải đau đầu. Tuy nhiên, nếu biết “chê” đúng cách, bạn không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc mà còn trực tiếp giúp nhân viên phát triển bản thân. Bởi lẽ, không ai trưởng thành chỉ nhờ những lời khen ngợi.

Also read...

Comments are closed.