Chính Sách Linh Động Cho Nhân Viên – Thế Nào Là Hợp Lý?

Một sự thật không thể chối cãi là các nhân viên có con nhỏ, đặc biệt là phụ nữ đang phải đối mặt với nhiều thành kiến nơi làm việc. Dù làm việc tốt, những người phụ nữ “vướng bận gia đình” vẫn bị đặt câu hỏi về khả năng làm việc khi họ xin nghỉ phép vì con nhỏ hay yêu cầu một thời gian làm việc linh hoạt. Các ông bố cũng không tránh khỏi thành kiến nêu trên khi phải khiêm tốn đưa ra những thỏa thuận để có thể trông nom “thiên thần nhỏ” của mình. Người nhân viên trong buổi khảo sát về giờ làm việc của Đại học Kinh DeGroote kể lại rằng anh đã rất đau đầu khi đệ đơn nghỉ phép 2 tuần cho con mình, trong khi đó việc xin nghỉ 3 tuần để đến nghỉ dưỡng ở một đất nước xa xôi, kì lạ nào đó thì lại rất được hoan nghênh. Với nhiều năm nghiên cứu về thực trạng này, các giáo sư tại đại học California gọi đây là Rào Cản Gia Đình.

Ngạc nhiên là các số liệu nghiên cứu không chỉ cho thấy những rào cản dành cho nhân viên có gia đình, nó còn hé lộ một vấn nạn khác: các quản lý thấu hiểu và linh động cho các nhóm nhân viên phụ huynh làm việc lại mong các nhân viên chưa có gia đình bù đắp vào những phần thiếu hụt, bởi… họ đâu vướng bận gia đình. Điều đáng nói là sự thật này đã được chính nhóm nhân viên chưa có gia đình nhận ra. Đây sẽ là mầm mống cho sự bất công và phá vỡ đoàn kết nội bộ.

Đứng trước tình hình này, người quản lý cần một giải pháp linh động cho các ông bố, bà mẹ nhưng vẫn phải giữ được sự công bằng cho các nhân viên khác. Có vẻ như đây là một bài toán khó nhưng câu trả lời thực ra rất đơn giản. Nếu bạn đã đồng ý để nhân viên nghỉ phép để dưỡng sức cho các “cuộc đua đường dài” thì bạn cũng nên cho phép ông bố, bà mẹ nghỉ phép để chăm sóc đứa con bệnh của họ. Và nếu bạn đã linh động cho ông bố, bà mẹ, bạn cũng nên cho phép nhân viên nghỉ vì bà của họ đang bệnh nặng. Nguyên lý ở đây là lý do xin nghỉ phép có thể khác nhưng chính sách linh hoạt luôn được áp dụng đồng nhất.

Các lưu ý bên dưới sẽ giúp các nhà quản lý xây dựng chính sách linh hoạt mà vẫn đảm bảo được tính công bằng cho cả 2 nhóm nhân viên: “vướng bận gia đình” và không vướng bận.

Thời gian làm việc linh hoạt hữu ích với mọi nhân viên.

Tùy từng nhóm đối tượng mà thời gian làm việc linh hoạt sẽ giúp ích theo cách khác nhau. Đối với các bậc phụ huynh có bé sơ sinh, thời gian làm việc sẽ gắn liền với giờ ngủ của bé. Với nhân viên có bé lớn hơn, thời gian làm việc sẽ xoay quanh thời gian biểu của các trường tiểu học, mẫu giáo vốn không thể thay đổi được. Nhóm nhân viên có gia đình sẽ làm việc năng suất hơn và dễ dàng hơn nhờ cân bằng được công việc với cuộc sống.

Ở nhóm nhân viên độc thân, câu chuyện diễn ra theo một cách khác. Họ có thể chọn thời gian làm việc trong khoảng thời gian làm việc tốt nhất của mình: 7h-9h sáng hay 10h-12h,… tùy mỗi người. Những ai phải di chuyển xa có thể thay đổi thời gian làm việc để rút ngắn thời gian kẹt xe, hoặc thậm chí làm việc tại nhà trong một số ngày nhất định. Những ai có khách hàng ở múi giờ khác, có thể điều chỉnh để hoạt động cùng thời gian với khách hàng.

Sự linh hoạt còn tùy thuộc vào công việc và môi trường làm việc. Thu ngân thì không thể làm việc online và luật sư thử việc thì không thể ngày nào cũng đều đặn ra về lúc 3h chiều. Tuy nhiên người thu ngân có thể chia công việc với đồng nghiệp và người luật sư có thể trao đổi công việc qua điện thoại, chọn khoảng thời gian online khi mà vụ án đã được dàn xếp ổn thỏa. Bằng cách đưa ra nhiều lựa chọn từ linh hoạt trong thời gian làm việc đến linh hoạt trong địa điểm làm việc hoặc phân chia công việc linh hoạt, người quản lý có thể mang lại sự hỗ trợ phù hợp với nhu cầu của mỗi nhân viên.

Không nên có sự phân biệt giữa các lý do khi bạn áp dụng chính sách làm việc tại nhà. Phán xét các lý do làm việc tại nhà, ví dụ như lý do con bệnh so với lý do ông bà mất thì có đáng không, chỉ gây tác dụng phụ. Nhân viên làm việc tại nhà chỉ cần thông báo xin phép làm việc tại nhà. Đừng ép họ phải giải thích tại sao.

Nhưng chúng ta sẽ từ chối khi người nhân viên cần phải có mặt ở văn phòng ngày hôm đó như tham dự 1 buổi họp mặt trực tiếp hay khi ngày xin phép quá trễ hoặc khi họ làm việc từ xa mà không thể hoàn thành deadlines. Trong những trường hợp này, người quản lý cần làm rõ với nhân viên.

Đảm bảo rằng nhân viên thật sự có thể áp dụng chính sách làm việc linh hoạt.

Đừng trước mặt khuyên họ áp dụng chính sách làm việc linh hoạt rồi trong thâm tâm mong đợi họ sẽ có mặt ở công ty từ 9h sáng – 6h tối mỗi ngày. Thực trạng này vốn không mới. Nghiên cứu của Deborah Rhode cho thấy, trong lĩnh vực pháp luật, “có một khoảng cách rất lớn giữa chính sách làm việc part-time trên giấy tờ và những gì người ta có thể thoải mái áp dụng”. Bà Joan đã nghiên cứu về hiện tượng này nhiều năm, báo cáo công bố vào năm 2013 của bà nêu rõ hầu hết các môi trường làm việc cho phép nhân viên có thời gian làm việc linh hoạt nhưng tuần suất sử dụng của nhân viên rất thấp. Lý do là vì sử dụng chính sách linh hoạt được chứng minh là kết quả tiêu cực cho nhân viên như là phạt lương, đánh giá thấp hiệu quả công việc và ít cơ hội thăng tiến hơn.

Nếu bạn đã trao cho nhân viên chính sách làm việc linh hoạt, hãy để họ sử dụng chúng. Hãy chắc chắn rằng bạn không âm thầm truyền đi tín hiệu kiểu “Bạn sắp về rồi à?” với vẻ mặt cau có hay thể hiện trực tiếp qua việc đánh giá thấp hiệu quả công việc,… để nhân viên thấy rằng họ nên làm việc một cách “bình thường”.

Thiết lập giới hạn và quy định giữ liên lạc

Chế độ làm việc linh hoạt có nhiều ưu điểm và cũng có một số nhược điểm nhất định. Người quản lý dễ cảm thấy lo lắng – “Lỡ như tôi cần phải liên lạc với nhân viên nhưng lại không thể thì sao?” “Nếu như tình huống khẩn cấp xảy ra?” Và thông qua nhiều hành động có thể vô tình hoặc cố ý, họ khiến nhân viên cảm thấy  phải túc trực và kiểm tra mail liên tục. Để giải quyết tình trạng này, người quản lý cần một quy định về việc khi nào thì người nhân viên cần phải phản hồi ngay lập tức.

Hãy đặt ra một giới hạn và những quy định để người nhân viên biết khi nào thì người quản lý cần tương tác với họ và trong trường hợp nào họ có thể linh động. Tiếp theo, hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người đều hiểu được và cam kết với các thủ tục trên.

Chẳng hạn, nếu người nhân viên muốn làm việc từ 8h sáng đến 4h chiều còn thời gian làm việc yêu thích của bạn là từ 10h sáng đến 6h chiều, bạn có thể nói với nhân viên rằng khi họ không nhất thiết phải trả lời email của bạn trong ngày hôm đó, trừ khi bạn nhắn tin thông báo khẩn cấp. Điều này sẽ giúp cả hai cảm thấy yên tâm: người nhân viên có thể thật sự nghỉ ngơi và tận hưởng cuộc sống của họ. Chính sách cũng rất tuyệt vời khi bạn áp dụng cho những dịp cuối tuần.

Thiết lập sự tin tưởng với nhân viên và tin họ

Khi bạn cho phép nhân viên quản lý công việc theo thời gian biểu của riêng họ, đồng thời bạn cũng làm việc theo thời khóa biểu phù hợp với riêng mình, hệ quả tất yếu là bạn và người nhân viên thỉnh thoảng sẽ không làm việc kề cạnh nhau. Làm thế nào bạn có thể chắc chắn họ đang làm việc đúng như lời họ nói, rằng họ có thật sự nỗ lực hết mình để hoàn thành công việc, trách nhiệm, rằng họ có đang viện cớ với cuộc hẹn bác sĩ tưởng tượng?

Câu trả lời là bạn không thể và cũng không nên làm vậy. Điều độc hại nhất cho một môi trường làm việc là xây dựng văn hóa truy tìm những lời nói dối, thanh tra bất ngờ, nhìn chung là không tin tưởng lẫn nhau. Niềm tin cần được xây dựng giữa người quản lý và nhân viên, đồng nghiệp để bộ máy có thể vận hành mượt mà. Nghĩ mà xem: cho dù nhân viên có ngồi cách bạn 8 mét, bạn có nhìn vào màn hình máy tính của họ cả ngày? Hay bạn sẽ giám sát từng cử chỉ của họ? Rõ ràng là không. Tuy nhiên khoảng cách vật lý ngắn đó lại tạo cảm giác như chúng ta có thể giám sát những người khác đang làm gì. Tiêu tốn năng lượng cho việc liên tục giám sát nhân viên đang làm gì chỉ là lãng phí bởi không mang lại lợi ích cho bất cứ ai.

Lời khuyên của các giáo sư ở Đại học California là xây dựng niềm tin với nhân viên của bạn ngay từ lúc bắt đầu. Nếu bạn cảm thấy bạn không thể tin nhân viên sẽ làm mà không có sự giám sát của bạn, hãy quay về bài toán hiệu suất làm việc và giải quyết vấn đề theo góc nhìn này.

Đánh giá kết quả chứ không phải quá trình

“Tin thì tin nhưng tôi vẫn muốn biết nhân viên tôi đang làm gì”

Có phải bạn đang nghĩ như vậy không? Đó là lý do bạn nên đánh giá nhân viên thông qua kết quả công việc của họ mà không phải dựa trên cách thức thực hiện.

Đã đến lúc chúng ta nên ngừng tuyên dương các cá nhân ở công ty suốt 80 tiếng/ tuần. Tư tưởng này sẽ khiến cả nhân viên có gia đình và những người độc thân khó có thể cân bằng cuộc sống cá nhân. Ngoài ra việc này còn thúc đẩy nhân viên ưu tiên làm những việc không cần thiết. Ai lại đi quan tâm việc nhân viên dành bao nhiêu thời gian ngồi tại bàn của họ? Đó vẫn có thể là những con người làm việc cực kỳ kém hiệu quả. Điều bạn nên quan tâm là: ai đang làm việc tốt nhất? Ai hoàn thành công việc nhiều nhất? Dự án của ai đạt kỳ vọng tốt nhất?

Hãy dành sự quan tâm của bạn vào kết quả công việc của nhân viên chứ không phải địa điểm làm việc của họ. Hãy để nhân viên dùng năng lượng cho những công việc thật sự thay cho việc tạo vẻ ngoài bận rộn.

Chính sách, chính sách và chính sách

Bạn có thể quản lý nhân viên hiệu quả nhưng nếu công ty của bạn không có những chính sách hợp lý để hỗ trợ họ, bạn có khả năng sẽ vấp phải sự phản đối kịch liệt. Những chính sách mà công ty bạn nên có là:

  • Ngày phép cho các vấn đề liên quan đến con trẻ
  • Ngày phép vì lý do sức khỏe cá nhân
  • Ngày phép cho tang sự
  • Ngày phép vì tai nạn, thương tích

Nhưng đừng để các chính sách bị ngủ quên trong những quyển sổ nhân viên. Hãy khuyến khích nhân viên của bạn sử dụng những quyền lợi này.

Trong phòng làm việc của các giáo sư ở đại học California, thời gian làm việc của họ thường bắt đầu trong khoảng thời gian từ 8h-11h sáng, và kết thúc trong khoảng từ 4h chiều hoặc đến khi con họ thức giấc. Bạn thấy đấy, chỉ với một vài cuộc nói chuyện với chính sách thích hợp, các công ty có thể cho phép nhân viên điều chỉnh thời gian làm việc của mình để có thể phát huy các thế mạnh, cân bằng cuộc sống – công việc để làm việc năng suất hơn.

 

Dịch bởi Cloudjet Solutions

Comments are closed.