Nên từng bước xây dựng văn hóa feedback như thế nào

Giống như mọi yếu tố văn hóa doanh nghiệp khác, sức mạnh của văn hóa feedback bộc lộ rõ nhất khi nhân viên phải tự quyết định mà không có ông sếp hay văn bản hướng dẫn nào kề bên. Cũng vì vậy, nó không thể cứ cưỡng ép mà thành.

Để văn hóa feedback thực sự xuất phát từ chính mong muốn của nhân viên, doanh nghiệp nên kiên nhẫn thực hiện từng bước sau đây.

cach-xay-dung-van-hoa-feedback-1

Bước 1: Tổ chức các buổi đào tạo về feedback

Đối với việc gì cũng vậy, thay đổi nhận thức (mindset) luôn là bước đầu tiên cần thực hiện. Bởi lẽ, có hiểu cho thông thì làm mới đúng, mới hiệu quả.

Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi thành viên đều có chung một cách hiểu, cách cảm nhận về feedback, bằng cách:

cah-xay-dung-van-hoa-feedback-2

Hiểu không đúng về feedback có thể khiến nhân viên ngần ngại nêu ra ý kiến của mình.

Bước 2: Bắt đầu “luyện tập” từ cấp quản lý và lãnh đạo trước

Mọi yếu tố muốn trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp luôn cần được triển khai từ cấp lãnh đạo trước tiên.

Đừng yêu cầu nhân viên thực hiện những điều mà chính bản thân lãnh đạo/quản lý cũng không làm được. Nếu không, nó sẽ “biến tướng” thành một dạng thủ tục mang tính hình thức, chiếu lệ.

Là lãnh đạo/quản lý, bạn hãy tự trau dồi các kĩ năng trao và nhận feedback. Hãy yêu cầu mọi người xung quanh feedback cho mình. Hãy cho thấy rằng bạn có thể tiếp nhận cả những feedback tiêu cực một cách tích cực.

Và hãy thực hiện việc này một cách liên tục.

Bước 3: Xây dựng một số hoạt động truyền thống xoay quanh feedback

Ví dụ, bạn có thể yêu cầu mỗi thành viên khi tham gia dự án tạo danh sách “Giữ và Điều Chỉnh” của riêng họ.

Giữ, là những điểm họ cảm thấy hài lòng trong quá trình làm việc, muốn tiếp tục thực hiện ở các dự án sau. Điều Chỉnh, là những điểm họ cảm thấy cần được cải thiện hoặc thay đổi để hiệu quả công việc tốt hơn.

Sau đó, hãy yêu cầu:

  • Mỗi người chia sẻ danh sách Giữ và Điều Chỉnh của mình với đồng nghiệp, hoặc với cả team (đối với những dự án lớn có nhiều người cùng tham gia).
  • Tổng hợp các danh sách Giữ và Điều chỉnh của từng cá nhân thành một danh sách chung.
  • Với những điểm cần Điều Chỉnh, hãy cố gắng biến chúng thành hành động cải tiến thực sự.

Như vậy, cả việc cảm kích những điểm tốt đẹpthừa nhận những điều chưa tốt, cần được cải thiện đều trở thành những hoạt động thường xuyên.

Vì là hoạt động thường xuyên, nên sự lo lắng cũng như tâm lý phòng vệ khi trao/nhận feedback sẽ dần giảm bớt. Và dần dà, feedback sẽ trở thành một thói quen – một nét văn hóa của doanh nghiệp.

Bước 4: Tận dụng nhiều kênh/công cụ hỗ trợ feedback

Hãy sử dụng song song cùng lúc nhiều kênh/công cụ để feedback.

Ví dụ, đánh giá KPI định kì là một kênh hiệu quả để thực hiện việc feedback dài hạn.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sáng tạo ra các công cụ để feedback liên tục và ngay lập tức cho những công việc hàng ngày, giúp nhân viên thực hiện từng nhiệm vụ nhỏ tốt hơn, hiệu quả hơn.

Trong văn phòng Cloudjet Solutions, chúng tôi có một góc riêng được gọi là Thank You Corner. Ở đó, chúng tôi treo một tấm bảng ở để mọi người gắn những lời “nhắn nhủ” cho nhau.

A, cảm ơn bạn hoàn thành xuất sắc công việc ngày hôm qua!”; hoặc “B, bạn điều chỉnh file XYZ thêm nhé.”

cach-xay-dung-van-hoa-feedback-3

Bước 5: Ghi nhận hiệu quả của các hoạt động feedback

Rất đơn giản. Khi đưa ra một quyết định căn cứ trên feedback nhận được từ thành viên nào đó, hãy thông báo cho họ biết. Nếu đó là quyết định quan trọng, hãy thông báo công khai cho cả tập thể.

Và đừng chỉ tập trung vào nội dung của quyết định – hãy giải thích rõ tại sao. “Tại sao chúng ta quyết định làm điều này? Đó là nhờ feedback của bạn.

Bởi lẽ, feedback là một món quà. Nếu như bạn không sử dụng, không trân trọng món quà đã nhận được, có thể sẽ không ai tặng thêm quà cho bạn nữa.

Để xây dựng văn hóa feedback, quản lý doanh nghiệp cần phải thực sự phản ứng và hành động dựa trên feedback. Nhân viên cần nhìn thấy được rằng nỗ lực đưa ra feedback của họ là xứng đáng.

Bài liên quan:

Ghi chú: Feedback có thể hiểu theo nhiều nghĩa: phản biện, đánh giá, góp ý, khen/chê… Trong phạm vi bài viết, Cloudjet Blog xin phép giữ nguyên từ “feedback” mà không chuyển nghĩa.

Comments are closed.