Cách Để Phản Hồi Lại Những Góp Ý Tiêu Cực

Nhận được góp ý là một điều tốt. Các nghiên cứu đã cho thấy rằng những góp ý là động lực chính làm nên hiệu quả của công việc và lãnh đạo. Kể cả những góp ý tiêu cực đều có giá trị vì nó giúp chúng ta theo dõi hiệu quả công việc và báo hiệu đến lúc cần thực hiện những thay đổi quan trọng. Thực sự, các nhà lãnh đạo yêu cầu nhân viên góp ý thật lòng được đánh giá là giỏi hơn bởi cấp trên, nhân viên và các đồng nghiệp, trong khi những người chỉ thích các góp ý tích cực thì lại bị đánh giá thấp hơn về hiệu quả lãnh đạo.

Tuy nhiên, việc tiếp nhận và phản hồi lại các góp ý tiêu cực không phải lúc nào cũng dễ dàng. Nó có thể khiến chúng ta phản bác lại, tức giận, và tự ý hành động, làm giảm đi hiệu quả công việc của bản thân. Hơn nữa, chúng ta không thể nhận tất cả góp ý qua loa. 

Trong khi các góp ý tiêu cực thường khách quan và không mục đích xấu, thì số còn lại cũng có thể không chính xác và/hoặc có ý đồ bất chính: một đồng nghiệp muốn loại bỏ bạn ra khỏi cuộc chơi; một giám đốc không đạt hiệu quả công việc; một nhân viên sợ nói ra sự thật với những người quyền lực; một người bạn đẩy những rắc rối của mình cho bạn. Thật khó để biết được đâu là sự thật và đâu là cái nên loại bỏ.

Có rất nhiều nguồn hướng dẫn cách phản hồi cho những góp ý tích cực, nhưng lại có rất ít hướng dẫn về cách ứng xử với những góp ý tiêu cực. Dưới đây là năm gợi ý giúp bạn nghe phản hồi tiêu cực một cách cởi mở và bình tĩnh hơn, khai thác được thông tin tích cực và sử dụng chúng để cải thiện, tránh làm ảnh hưởng xấu đến sự tự tin và cá tính của bạn.

  1. Đừng vội phản ứng lại

Trong 15 năm làm việc với cương vị nhà tâm lý học và huấn luyện kỹ năng lãnh đạo, Tasha Eurich (Tiến sĩ, nhà tâm lý học tổ chức, nhà nghiên cứu và tác giả bán chạy nhất New York Times) thấy mọi người thường phản ứng lại ngay khi nghe một phản hồi tiêu cực. Một số phản ứng đặc biệt ở lớp học như đấm vào tường, bị mắng vì góp ý tiêu cực, và khóc một cách không kiểm soát được.

Tất cả những phản ứng này là hoàn toàn dễ hiểu. Như nhà tâm lý học nổi tiếng William Swann nói, khi con người nhận được phản hồi trái ngược với hình ảnh của họ, họ sẽ phải “chịu đựng sự mất phương hướng nghiêm trọng và tình trạng hỗn loạn tâm lý xảy ra khi [chúng ta] nhận ra rằng sự tồn tại của chúng ta đang bị đe dọa.”

Là một phần của nghiên cứu cho cuốn sách mới tên “Insight” của mình, nhóm của Tasha Eurich đã tiến hành hàng chục cuộc phỏng vấn với những người đã có cải thiện đáng kể về kỹ năng tự nhận thức. Những người tham gia thường kể rằng họ luôn tìm kiếm phản hồi tiêu cực để giúp họ cải thiện. Nhưng sự thật họ cũng không thích trải nghiệm này. Một người tham gia là một nhà điều hành tổ chức phi lợi nhuận đã châm biếm: “Bạn đang đùa à? Tôi ghét nghe rằng tôi không hoàn hảo!” Phản ứng này giúp nhóm nghiên cứu thấy yên tâm vì ngay cả người có kỹ năng tự nhận thức tốt nhất trong số họ chung quy vẫn là con người. Tuy nhiên, khi nhóm nghiên cứu đào sâu hơn vào những gì họ làm sau đó, họ nhận ra những người tham gia những người tham gia phỏng vấn có điểm chung. Khi mà rất nhiều người trong chúng ta đè nén cảm xúc của mình và phản ứng lại ngay lập tức, thì những người có kỹ năng tự nhận thức cao này đã cho bản thân vài ngày hoặc thậm chí hàng tuần để bình tâm lại trước khi quyết định làm gì tiếp theo.

Cụ thể, nhiều người đã kể rằng họ tích cực làm việc để thay đổi cách họ nhìn nhận các góp ý – họ sẽ xem những thông tin tiêu cực hay gây khó chịu là các thông tin hữu ích và hiệu quả – một điều mà các nhà tâm lý học gọi là “đánh giá lại nhận thức”. Một cách đánh giá lại đơn giản mà hiệu quả là gọi tên hoặc diễn tả cảm xúc bằng lời. Ví dụ, sau khi bị đánh giá hiệu quả công việc không tốt, chúng ta có thể đơn giản chỉ là thừa nhận: “Tôi cảm thấy bị hoang mang và một chút sợ hãi.”

Một cách khác là tự khẳng định. Hãy dành vài phút để nghĩ về những tính tốt khác của mình, bên cạnh những điều đang bị góp ý , để làm giảm phản ứng của cơ thể với chúng và giúp bạn cởi mở hơn trong việc tiếp nhận những góp ý tiêu cực. Ví dụ, nếu bạn biết nhân viên nhìn bạn như một quản lý cấp thấp, bạn có thể tự nhìn nhận bản thân là một người bạn luôn hỗ trợ mọi người, một người hoạt động vì cộng đồng tận tụy hoặc là một người cha, người mẹ đầy tình yêu thương. Thấy được bức tranh lớn hơn sẽ giúp chúng ta phản ứng theo cách đúng đắn. Sau đó, và chỉ khi sau đó, chúng ta mới nên quyết định làm thế nào để phản hồi.

  1. Thu thập thêm thông tin

Không phải lúc nào mọi người cũng nhìn nhận chúng ta theo cách chúng ta nhìn nhận chính mình. Tasha Eurich đã từng huấn luyện một khách hàng tên Kim, một người quản lý thông minh, tận tụy mà vừa bị cả thế giới “hành hạ” bởi một đánh giá 360 độ. Mặc dù cô ấy đang vật lộn với cảm giác bấp bênh trong sự nghiệp của mình nhưng đồng nghiệp của cô ấy lại nhìn nhận cô là người hung hăng và kiêu ngạo trong các cuộc họp. Cô không biết mình đã làm gì mà gây ra nhận thức này. (Mặc dù một số đánh giá 360 độ có những lợi ích nhất định nhưng chúng cũng để lại nhiều câu hỏi chưa được trả lời.)

Chúng ta không thể phản hồi lại góp ý tiêu cực cho đến khi thực sự thấu hiểu được chúng. Đặc biệt là khi chúng ta nghe điều gì đó quá khác biệt, thì càng cần phải tham khảo một số người đáng tin cậy để xem họ có sự nhìn nhận tương tự hay không. Điều này không chỉ cung cấp cho chúng ta thêm thông tin về những gì mình đang làm, nó còn giúp chúng ta tránh việc cứ sửa chữa bản thân quá mức sau khi nghe ý kiến ​​của một người. Xét cho cùng, như triết gia La Mã Marcus Aurelius đã nói: “Mọi thứ chúng ta nghe đều là ý kiến, không phải là sự thật.”

Nhưng chúng ta nên hỏi ai? Các cuộc phỏng vấn của nhóm Tasha Eurich với những người có kỹ năng tự nhận thức tốt đã cho ra một số hướng dẫn hữu ích. Đáng ngạc nhiên, hầu hết họ đều nói rằng chỉ hỏi một nhóm người tương đối nhỏ. Một người quản lý dịch vụ khách hàng nói rằng: “Tôi luôn nhận được góp ý, nhưng không phải từ tất cả mọi người. Tôi dựa vào một nhóm nhỏ đáng tin cậy mà tôi biết sẽ nói cho tôi biết sự thật”. “Những nhà phê bình ngọt ngào” này, như tên chúng tôi đặt cho họ, là những người mà bạn tin tưởng và những người sẽ trung thành với bạn. Các nhà phê bình này không nhất thiết phải là những người chúng ta gần gũi (ngay cả những người hoàn toàn xa lạ cũng có những nhận xét chính xác đến không ngờ về tính cách của chúng ta). Trong số ba nhà phê bình ngọt ngào mà Kim đã chọn, người mà cô ấy quen biết ít nhất cũng cho cô ấy những thông tin giá trị nhất.

Với sự giúp đỡ của các “nhà phê bình ngọt ngào” này, Kim đã có hình dung cơ bản về những hành vi của mình, giúp cô có sức mạnh để lựa chọn đúng đắn. Vài tháng sau, quản lý của Kim nói với tôi rằng cô ấy đã từ một nhân viên hạng chót vươn lên thành một trong những nhân viên giỏi nhất của Tasha Eurich. Nếu cô ấy không dành thời gian để hiểu các góp ý về mình, thì thật khó để làm ra một sự biến đổi mạnh mẽ như vậy.

  1. Tìm một người báo hiệu

Ngay cả khi chúng ta đã cải thiện đáng kể một hành vi nhất định, thì cũng không có nghĩa là những người xung quanh chúng ta sẽ tự động nhận thấy. Nhà huấn luyện kỹ năng lãnh đạo Marshall Goldsmith đã nói rằng sẽ khó thay đổi nhận thức về hành vi của chúng ta hơn là chúng ta thay đổi nó. Và nếu chúng ta phí sức để cải thiện dựa trên góp ý từ các đồng nghiệp, nhưng họ không nhận thấy thì chẳng có tác dụng gì.

Vì lý do này, Tasha Eurich cũng làm việc với học viên của ông về khía cạnh “quan hệ công chúng” trong hành vi của họ. Ngay sau khi nhận được góp ý, chúng ta nên chọn một hành động có thể nhìn thấy rõ và có tính biểu tượng cao để cho họ dễ nhìn ra mức độ của sự thay đổi. Tasha đã từng làm việc với Paul, người điều hành khoa X quang tại một trung tâm y tế khu vực rộng lớn. Khi Tasha phỏng vấn các nhân viên của anh, họ đều cảm thấy rất buồn. Họ nói với rằng dường như Paul không hiểu hoặc quan tâm đến những khó khăn hàng ngày của họ, điều này khiến họ rất bực bội và mất tinh thần làm việc.

Trong các cuộc phỏng vấn của Tasha, ông cũng nghe những trường hợp tương tự. Một vài tuần trước, cánh cửa ở lối vào khoa X-quang đã bị hỏng. Y tá vận chuyển bệnh nhân trên cáng phải dùng hông để mở cửa và nhanh chóng di chuyển cáng qua trước khi cửa đóng lại. Họ đã gọi sửa chữa nhưng vài tuần sau đó, cửa vẫn không được sửa. Vấn đề nhỏ này rõ ràng đã đáng để nói chuyện với Paul.

Kế hoạch mà Paul tạo ra có nhiều chiến lược hay và lâu dài để lấy được sự tin tưởng của đồng đội. Nhưng trước khi anh bắt đầu thực hiện nó, chúng tôi đã chọn người báo hiệu cho anh ấy. Ngày mai, anh ta sẽ đi đến chỗ cửa hư trong khoảng giờ bận rộn nhất và chỉ đơn giản là xắn tay lên sửa cửa. Nhân viên của Paul ngay lập tức nhận thấy và tán thưởng anh. Điều này khiến cho việc nhìn nhận những thay đổi khác mà anh ta làm dễ dàng hơn nhiều.

  1. Đừng là một kẻ hy sinh cô độc

Nhận được góp ý tiêu cực có thể khiến bạn cảm thấy đang bị cô lập, bên cạnh cảm giác không thoải mái trong thời điểm này. Nghiên cứu của Francesca Gino, Paul Green và Brad Staats đã chỉ ra rằng chúng ta có xu hướng né tránh mọi người sau khi họ đưa ra góp ý tiêu cực. Dù rằng bạn dễ nghĩ tới việc bản thân mình là người bị hại trong một âm mưu nơi công sở, thì cô lập bản thân ra khỏi những người góp ý là một sai lầm lớn. Gino và các đồng nghiệp của cô phát hiện ra rằng những người như thế đã bị giảm hiệu suất công việc một năm sau đó.

Dù điều gì xảy ra, chúng ta cũng nên tiếp cận gần hơn với những người sẽ nói cho chúng ta biết sự thật. Marshall Goldsmith và Howard Morgan đã theo dõi những thay đổi trong hành vi của hơn 11.000 nhà lãnh đạo sau khi hoàn thành một chương trình phát triển lãnh đạo. Những người tham gia đối thoại liên tục với đồng nghiệp của họ đều có sự cải thiện đáng kể, bên cạnh những thay đổi ít của những người cứ ngồi chờ cơ hội.

Trong vấn đề này, góp ý tiêu cực có thể là một động lực tuyệt vời để thiết lập lại mối quan hệ của chúng ta — và với cách tiếp cận đúng, các nhà phê bình lớn nhất về bạn lại có thể là nhà vô địch vĩ đại nhất. Khi Tasha đang tiến hành phỏng vấn các đồng nghiệp của một khách hàng mới tên Rachel, ông mới biết rằng các đồng nghiệp của cô ở bộ phận khác cảm thấy bị thiếu tôn trọng bởi sự giao tiếp thiếu chủ động của cô ấy.

Bởi vì hai người đứng đầu bộ phận đó rất quan trọng đối với thành công của Rachel nên cô quyết định thực hiện bước đầu tiên với họ. Cô cảm ơn góp ý của họ, cũng chân thành xin lỗi vì cô khiến họ mâu thuẫn với nhau, và hỏi về mong đợi của họ với cô sau này. Cô cũng cam kết gặp họ hàng tháng để nghe đề xuất giúp cô ấy có thể trở thành một đồng nghiệp tốt hơn. Một vài tháng sau, cô nhận được một email cảm ơn từ họ nhờ sự phản hồi và hợp tác của cô. Khi Rachel cố gắng thay đổi, họ tiếp tục tán dương cô khi mọi việc suôn sẻ và hỏi rõ ngay khi họ nghi ngờ.

  1. Hãy nhớ rằng thay đổi chỉ là một lựa chọn

Những người tham vọng và thành công nhất tin rằng khi một hành vi của bản thân hạn chế thành công của họ, họ nên hành động để thay đổi nó. Tuy nhiên, cách tốt nhất để kìm hãm điểm yếu của chúng ta không phải lúc nào cũng rõ ràng. Đôi khi phản hồi có thể làm sáng tỏ những lỗ hổng trong tính cách mà chúng ta nghĩ rằng mình không có.

Levi, một doanh nhân thành công, là một trường hợp rõ ràng. Trong suốt sự nghiệp của mình, ông thấy mình là một nhà lãnh đạo và giao tiếp hiệu quả. Nhưng sau một bài đánh giá 360 độ, ông phát hiện ra rằng đồng nghiệp của ông không nghĩ như vậy, điểm của họ cho ông đều thấp hơn nhiều so với điểm ông tự phê, và điểm thấp nhất mà họ cho ông là khả năng giao tiếp.

Levi bắt tay vào tìm hiểu rõ hơn về góp ý này và có thông tin rằng ông không đáng tin cậy, bất kể ông đã cố gắng thế nào. Nhưng thay vì dừng lại ở đó (có thể đã bị cám dỗ), ông biết ông cần phải nói rõ với đồng nghiệp của mình. Ông đã mở một cuộc họp ở công ty và thừa nhận rằng ông không phải là nhà lãnh đạo được yêu thích hay có kỹ năng giao tiếp giỏi nhất. Tiếp theo, ông giải thích rằng một số hành vi của ông là do thiếu sót từ bản thân và chắc chắn ông không hề không quan tâm hay đánh giá thấp chúng. Cuối cùng, ông kêu gọi sự giúp đỡ và thấu hiểu từ nhân viên vì ông đang cố gắng khắc phục điểm yếu của mình.

Levi rất ngạc nhiên vì nhân viên của ông đã hiểu cho mình. Theo thời gian, họ thậm chí bắt đầu đùa (vui thôi) về một số lỗi giao tiếp của ông. Levi thấy đó là dấu hiệu cho thấy họ ủng hộ ông hơn, ngay cả khi ông không là người lãnh đạo hoàn hảo. Đôi khi phản ứng tốt nhất với các góp ý tiêu cực là thừa nhận sai sót, trước hết là với chính mình, và sau đó với người khác, rồi đặt ra những mong đợi về cách ứng xử của mình. Khi biết buông bỏ những điều chúng ta không thể thay đổi, bạn sẽ được thảnh thơi để tập trung thay đổi những điều chúng ta có thể.

 

Bài viết bởi Tasha Eurich, dịch bởi Cloudjet Solutions.

Comments are closed.